○古賀市庁舎等における通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
平成29年6月30日
告示第116号
(目的)
第1条 この要綱は、庁舎等における通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項を定めることにより、個人情報の保護及び業務の適正な管理を図ることを目的とする。
(1) 庁舎等 市の事務又は事業の用に供する建物及びこれに附属する建物をいう。
(2) 通話録音装置 電話機での通話中に通話の音声を録音する装置をいう。
(3) 内部蓄積データ 通話録音装置により録音され、通話録音装置に内蔵されている電磁的記録媒体(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)に係る記録媒体をいう。)に保存された電磁的記録をいう。
(4) 外部蓄積データ 通話録音装置により録音され、外部電磁的記録媒体に保存された電磁的記録をいう。
(管理責任者等)
第3条 通話録音装置が設置されている課等に通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、各課等の長をもって充てる。
2 管理責任者は、通話録音装置の運用にあたり、必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
3 管理取扱者は、管理責任者が命じた者をもって充てる。
4 管理責任者及び管理取扱者は、内部蓄積データ及び外部蓄積データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のための必要な措置を講じなければならない。
(通話録音装置の設置等の公表)
第4条 管理責任者は、通話録音装置を設置したときは、その旨及びその利用目的を市の公式ホームページへの掲載その他適切な方法により公表するものとする。
(事前告知)
第5条 職員(古賀市職員定数条例(昭和30年条例第9号)第1条の職員をいう。)は、通話録音装置を使用して録音するときは、通話の相手方に対し録音することを告知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 市民又は職員の生命、身体又は財産を害する旨の告知がある等事件性が疑われるとき。
(2) 民事訴訟に発展するおそれがある内容を含むと認められるとき。
(3) 前2号のほか告知しないことについてやむを得ない事由があるとき。
(内部蓄積データ等の保存及び廃棄)
第6条 内部蓄積データ及び外部蓄積データの保存期間は、録音された日から3か月間とする。ただし、法令に定めがある場合その他管理責任者が必要と認めた場合は、相当な期間延長することができる。
2 前項に規定する保存期間を経過した内部蓄積データ及び外部蓄積データは、上書き等の方法により消去する。
3 内部蓄積データ及び外部蓄積データは、録音した時のままの状態で保存するものとし、複製及び改変してはならない。ただし、複製については、第1条の目的を達成するため特に必要があると市長が認める場合は、この限りでない。
4 管理責任者は、外部蓄積データが記録されている外部電磁的記録媒体及び前項ただし書の規定により複製した場合に複製されたデータが記録されている電磁的記録媒体(以下「複製物」という。)を、施錠することができる収納庫等に保管しなければならない。
5 複製物は、第3項ただし書の必要がなくなったときに、破棄しなければならない。
6 管理責任者は、複製物を破棄する場合には、破砕等複製物に記録されている電磁的記録が再現不可能となる方法によるものとする。
(運用等)
第7条 管理責任者及び管理取扱者は、古賀市情報公開条例(平成11年条例第5号)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び古賀市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第1号)に則して、通話録音装置を運用しなければならない。
2 内部蓄積データ及び外部蓄積データを第4条により公表した利用目的以外の目的のために利用し、又は提供する手続並びにこれらのデータの開示に係る手続については、古賀市情報公開条例又は個人情報の保護に関する法律及び古賀市個人情報の保護に関する法律施行条例により行うものとする。
(改正(令5告示第62号))
(苦情の処理)
第8条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(補則)
第9条 この要綱に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項は、市長が定める。
附則
この告示は、平成29年7月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日告示第62号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。