○古賀市世帯住民情報台帳の自主防災組織への提供に関する要綱
平成26年1月14日
告示第2号
(目的)
第1条 この要綱は、市が作成する世帯住民情報台帳(以下「台帳」という。)を自主防災組織(災害対策基本法(昭和36年法律第223号)第2条の2第2号に規定する自主防災組織のうち、市長に設置に係る規約を届け出たものをいう。以下同じ。)に提供することについて必要な事項を定めることにより、共助による災害時における円滑かつ確実な避難支援体制を構築し、もって市民の生命及び財産を保護することを目的とする。
(台帳の利用目的)
第2条 台帳は、災害が発生し、若しくはそのおそれがある場合における住民避難支援又は平時における避難誘導計画の策定及び避難誘導訓練に用いる場合に限り、利用することができる。
(台帳の作成及び更新)
第3条 台帳は次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 住所(行政区名及び隣組合名を含む。)
(2) 年齢
(3) 性別
(4) 世帯主氏名
2 台帳の更新は、半年ごとに行うものとする。
(台帳の提供)
第4条 台帳の提供を受けようとする自主防災組織の代表者(以下「代表者」という。)は、市長にその旨を申し出るものとする。
2 市長は、前項の申出があったときは、実地調査その他適当な方法により、当該自主防災組織における情報の管理体制を確認するものとする。
3 市長は、前項の確認の結果、適当と認めたときは、当該自主防災組織と台帳の提供に係る協定を締結するものとする。
4 市長は、前項の規定により協定を締結した自主防災組織に対して、当該管轄区域に係る台帳を提供するものとする。
5 台帳の提供は、代表者に手交するものとする。
6 前項の規定は、台帳を更新した場合について準用する。この場合において、代表者は更新前の台帳を市長に返却しなければならない。
(台帳の管理)
第5条 台帳の提供を受けた自主防災組織(以下「被提供組織」という。)は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 第2条に規定する利用目的以外の目的で、台帳を利用しないこと。
(2) 台帳は、施錠できる金庫等において常に厳重に管理し、個人情報の漏えいの防止に努めること。
(3) 台帳を取り扱う者の範囲を必要最小限に止めること。
(4) 台帳使用履歴簿(台帳の利用目的、利用日時、利用責任者及び返却日時等の事項を記載するものをいう。)を整備し、利用の都度記載すること。
(5) 台帳は、複写しないこと。
(6) 前各号に掲げるもののほか、台帳の管理の徹底のため必要な措置を講ずること。
2 市長は、被提供組織における台帳の適切な管理を確保するため、当該組織に対し、資料の提示を求め、実施調査を行い、及び必要な措置を講ずるよう指示することができる。
(台帳からの抹消)
第6条 台帳からの自己に係る世帯住民情報の抹消を希望する者は、書面により、市長に申し出なければならない。この場合において、同一世帯に属する者の全部又は一部について当該申出を行うときは、当該世帯を代表する者が一括してこれを行うことができる。
2 市長は、前項の申出があったときは、当該申出に係る者について年齢、性別及び世帯主氏名を台帳から抹消するとともに、申出があった旨を記載するものとする。
3 前項に規定する申出による抹消等の措置は、当該申出以後に提供(更新する場合を含む。)する台帳について行うものとし、被提供組織が現に保有する台帳についてはこれを行わない。
(補則)
第7条 この要綱に定めるもののほか、台帳の自主防災組織への提供について必要な事項は、市長が定める。
附則
この告示は、平成26年3月11日から施行する。